Tag: audit wewnętrzny

Audit wewnętrzny

6 października 2020 /

Zdarza się tak, że codzienność daje nam doskonałe narzędzia do zarządzania laboratorium (lub bardziej ogólnie: jednostką), ale z jakichś powodów z nich nie korzystamy. Jednym z takich narzędzi są audity wewnętrzne. Norma ISO 17025 stanowiąca podstawę systemu akredytacji narzuca konieczność realizacji auditów wewnętrznych jako jednego z elementów identyfikowania możliwości doskonalenia. Ponieważ takie audity muszą być zaplanowane i ujęte w odpowiedni program, muszą mieć określone kryteria i zakres, muszą być przeprowadzone przez odpowiednie osoby, czy nawet zespoły osób pieczołowicie wdrażamy w systemie zarządzania stosowną procedurę pt. „Audity wewnętrzne”, budujemy przemyślane harmonogramy, dobieramy teoretyczny zespół ludzi często przeznaczając niemałe środki finansowe na szkolenie i w ogóle wydatkujemy na ten obszar bardzo dużo energii i czasu tylko po to by w sposób ułomny spełnić wymóg normy. Wyjdź z założenia, że oto masz w rękach wspaniałe narzędzie oraz świadomość, że Twoja konkurencja również je ma. Jeśli ta konkurencja z niego nie korzysta to masz przewagę. Jeśli korzysta to nie pozwól, aby Tobie audit wewnętrzny korzyści nie przyniósł. Tym bardziej, że jest obowiązkowy i kosztowny. Poniżej trzy proste kroki.

Po pierwsze: auditor

W tym punkcie tylko jedna rada jest w 100% prawidłowa: korzystaj z auditorów całkowicie niezależnych – zewnętrznych (nie myl z audytem zewnętrznym). Powodów jest wiele, np.:

  • niezależność, w tym brak ryzyka stronniczości w przypadku oceny pracy bliskich współpracowników lub własnej (!),
  • rzetelność (zatrudniasz profesjonalistę),
  • mniejsze ryzyko prokrastynacji (jak często audit wewnętrzny jest przekładany z powodu „pilniejszych” spraw?),
  • odmienny punkt widzenia,
  • łatwo policzalny koszt (śmiem twierdzić, że niższy, jeżeli weźmiesz pod uwagę koszty związane z utrzymaniem własnych auditorów oraz czas potrzebny na czynności związane z konkretnym auditem i koszty ewentualnych niewskazanych słabych stron czy niezgodności).

Korzystaj z auditorów niezależnych. Uznaj to jako koszt działalności laboratorium. Jeśli nie jest to w pełni możliwe to przynajmniej pilnuj realizacji programu auditów i podkreślaj jak duże mają znaczenie. To się opłaci!

Po drugie: zakres auditu

Z pewnością jako Właściciel/Prezes/Kierownik działu znasz obszary działalności w swojej firmie (laboratorium), które nie należą do idealnych. A wśród nich te, które są piętą Achillesa. To coś takiego, co być może nigdy nie zostało formalnie ujęte w niezgodność. Być może nie było nawet spostrzeżeniem, ale i tak masz świadomość, że trzeba nad tym popracować, bo kiedyś może stać się przyczyną poważnych problemów. Przegląd umowy? Ginące próbki do badań? Terminowość wykonania badań? Komunikacja lab-obsługa klienta? Wśród ogromu procesów w laboratorium takich obszarów zapewne jest wiele. Do tego masz audit i dobrze wiesz, gdzie ten kij wetknąć! Zrób to zanim zrobi to Twój Klient albo jednostka oceniająca. Zrób to zanim te tłumione problemy zamienią się w wyraźne problemy finansowe. Do tego potrzebujesz auditora niezależnego i potrzebujesz naprowadzić go na trop.

Po trzecie: raport z auditu

Gdy go otwierasz miej na uwadze fakt, że być może patrzysz na jeden z ważniejszych dokumentów, które ostatnio wpadły w Twoje ręce. Nawet jeśli nie znajdziesz w nim prostego przepisu na sukces, na pewno dostaniesz wskazówki, co należy zmienić, aby zapobiegać kłopotom (być może auditora). Nie pozwól, by to umknęło i nie odkładaj dyskusji na lepszy moment. Niech auditowani też wiedzą. Niezgodności na etapie auditu wewnętrznego to spokojniejsza ocena zewnętrzna (oraz dowód na rzetelne podejście do zarządzania laboratorium). Jeżeli pojawią się niezgodności i/lub spostrzeżenia, zadbaj o ich dokładną analizę. Analizę wielowymiarową (nie tylko, dlaczego coś nie zadziałało, ale również, dlaczego mogło dojść do sytuacji, że coś nie zadziałało). Jakie były tego przyczyny? Przyczyna to „niewłaściwe stosowanie procedury nadzoru nad dokumentami”? A może problem tkwi w tym, że ta procedura nie nadaje się do stosowania? A może osoba, która taką procedurę nadzoruje nie poświęca jej wystarczająco dużo czasu. Być może problem jest jeszcze szerszy… To mam na myśli pod pojęciem analizy wielowymiarowej. Żeby to było możliwe potrzebny jest dobry auditor a do tego potrzebne jest dobre podejście do zagadnienia auditów wewnętrznych.

 

Polecam się!

Auditor wewnętrzny

Krzysztof Wołowiec

[email protected]

Ten tekst dostępny jest również na www.laboratoryjnie.pl

 

Audit czy audyt?

3 marca 2020 /

„Audit” to bardzo dobrze znane słowo w laboratoryjnej codzienności m.in. z tego względu, że w laboratorium akredytowanym wdrożony system zarządzania powinien obejmować m.in. audity wewnętrzne. W samej normie PN-EN ISO/IEC 17025 słowo to użyte jest 19 razy mając nawet dedykowany sobie rozdział: 8.8. Audity wewnętrzne (Opcja A). Wg zawartych w tym punkcie wymagań laboratorium powinno realizować audity wewnętrzne, aby dostarczyć informacji, czy system zarządzania jest zgodny z wymaganiami (własnymi oraz normy 17025), a także czy jest skutecznie wdrożony i utrzymywany. Aby to było możliwe audity należy zaplanować w postaci odpowiedniego programu. Z kolei wyniki auditów są danymi wejściowymi dla przeglądów zarządzania. ISO 17025 w zakresie terminów i definicji odwołuje się do dwóch dokumentów: ISO/IEC Guide 99, International vocabulary of metrology – Basic and general concepts and associated terms (VIM) oraz ISO/IEC 17000, Conformity assessment – Vocabulary and general principles. Ukryty pod oznaczeniem PKN-ISO/IEC Guide 99 Międzynarodowy słownik metrologii – Pojęcia podstawowe i ogólne oraz terminy z nimi związane (VIM) nie definiuje pojęcia audit. Możemy jednak sięgnąć do lektury normy PN-EN ISO/IEC 17000 – Ocena zgodności – Terminologia i zasady ogólne, gdzie w punkcie 4.4 wskazany jest „audit” jako systematyczny, niezależny, udokumentowany proces uzyskiwania zapisów, stwierdzenia faktów lub innych odpowiednich informacji i ich obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia wyspecyfikowanych wymagań. Określenie „audit” powszechnie występuje również w dokumencie PN-EN ISO 9000 – Systemy zarządzania jakością – Podstawy i terminologia. Punk 3.13 tej normy, tj. „Terminy dotyczące auditu” wymienia całą gamę definicji przez co dowiadujemy się co to jest „audit połączony”, „audit wspólny”, „program auditów”, „auditor”, „klient auditu” i wiele innych. Warto jednak zwrócić uwagę, że punkt 3.13.1 gdzie zdefiniowany jest „audit” dopuszcza również określenie „audyt”. Słowo „audyt” pojawia się w tym dokumencie dokładnie jeden raz, podczas gdy „audit” i słowa mu pokrewne występują aż 102 razy. Wśród dokumentów normatywnych warto przytoczyć również normę PN-EN ISO 19011 – Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania. Autorzy tłumaczenia tego dokumentu zdecydowanie wolą formę „audit”, ponieważ to i pokrewne mu słowa pojawiają się w treści 1301 razy wobec zaledwie czterech przypadków użycia kombinacji „audyt”.

Do tej pory wszystko wygląda na oczywiste. Sytuacja się zmienia, jeżeli poza przytoczonymi normami zdecydujemy się na lekturę obowiązkowych dla laboratoriów dokumentów Polskiego Centrum Akredytacji. Już pierwszy z nich oznaczony symbolem DA-01 – Opis systemu akredytacji mówi m.in. o tym, że PCA wybiera „audytorów” spośród osób, których wiedza i umiejętności zapewniają prawidłową ocenę kompetencji CAB, a w każdym zespole wyznacza się „audytora” wiodącego. W przeciwieństwie do przywołanych wcześniej norm słowo „audit” w DA-01 nie występuje. Podobna sytuacja występuje również w dokumencie dedykowanym laboratoriom badawczym, tj. DAB-07 – Akredytacja laboratoriów badawczych, gdzie mowa jest o „próbce audytowej”, „audycie pionowym” czy „audytorze technicznym”, ale w żadnym przypadku nie o „audicie”. Z jednej strony mamy więc dokumenty funkcjonujące jako polskie normy, a z drugiej jednostkę akredytującą (PCA), której wymogi są obligatoryjne dla akredytowanych laboratoriów i niestety nomenklatura pochodząca z tych dwóch źródeł nie jest identyczna. Sięgnijmy więc do źródła w postaci Ustawy o języku polskim. Ten akt prawny wskazuje nam, że instytucją opiniodawczo-doradczą w sprawach używania języka polskiego jest Rada Języka Polskiego. Okazuje się, że problem ten nie jest obcy ekspertom RJP i pojawił się już w 2002 roku właśnie w kontekście norm ISO przetłumaczonych na język polski. Stanowisko Rady jest jednoznaczne i zostało przekazane Polskiemu Komitetowi Normalizacyjnemu:

„Pozwalamy sobie zwrócić uwagę, że choć słowniki ogólne nie notują ani wyrazów audit, auditowanie, ani audyt, audytowanie, to tylko formy audyt, audytowanie należy uznać za poprawne. Zgodnie bowiem z tradycją obcojęzyczne połączenie di przybiera w polszczyźnie formę dy (por. dyrektor, abdykować, akredytacja itp.)”:

http://www.rjp.pan.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=739:audyt-audit-43&catid=44&Itemid=145

Wybór należy do Was!

Ten tekst dostępny jest również na www.laboratoryjnie.pl