Tag: Krzysztof Wołowiec

Audit wewnętrzny

6 października 2020 /

Zdarza się tak, że codzienność daje nam doskonałe narzędzia do zarządzania laboratorium (lub bardziej ogólnie: jednostką), ale z jakichś powodów z nich nie korzystamy. Jednym z takich narzędzi są audity wewnętrzne. Norma ISO 17025 stanowiąca podstawę systemu akredytacji narzuca konieczność realizacji auditów wewnętrznych jako jednego z elementów identyfikowania możliwości doskonalenia. Ponieważ takie audity muszą być zaplanowane i ujęte w odpowiedni program, muszą mieć określone kryteria i zakres, muszą być przeprowadzone przez odpowiednie osoby, czy nawet zespoły osób pieczołowicie wdrażamy w systemie zarządzania stosowną procedurę pt. „Audity wewnętrzne”, budujemy przemyślane harmonogramy, dobieramy teoretyczny zespół ludzi często przeznaczając niemałe środki finansowe na szkolenie i w ogóle wydatkujemy na ten obszar bardzo dużo energii i czasu tylko po to by w sposób ułomny spełnić wymóg normy. Wyjdź z założenia, że oto masz w rękach wspaniałe narzędzie oraz świadomość, że Twoja konkurencja również je ma. Jeśli ta konkurencja z niego nie korzysta to masz przewagę. Jeśli korzysta to nie pozwól, aby Tobie audit wewnętrzny korzyści nie przyniósł. Tym bardziej, że jest obowiązkowy i kosztowny. Poniżej trzy proste kroki.

Po pierwsze: auditor

W tym punkcie tylko jedna rada jest w 100% prawidłowa: korzystaj z auditorów całkowicie niezależnych – zewnętrznych (nie myl z audytem zewnętrznym). Powodów jest wiele, np.:

  • niezależność, w tym brak ryzyka stronniczości w przypadku oceny pracy bliskich współpracowników lub własnej (!),
  • rzetelność (zatrudniasz profesjonalistę),
  • mniejsze ryzyko prokrastynacji (jak często audit wewnętrzny jest przekładany z powodu „pilniejszych” spraw?),
  • odmienny punkt widzenia,
  • łatwo policzalny koszt (śmiem twierdzić, że niższy, jeżeli weźmiesz pod uwagę koszty związane z utrzymaniem własnych auditorów oraz czas potrzebny na czynności związane z konkretnym auditem i koszty ewentualnych niewskazanych słabych stron czy niezgodności).

Korzystaj z auditorów niezależnych. Uznaj to jako koszt działalności laboratorium. Jeśli nie jest to w pełni możliwe to przynajmniej pilnuj realizacji programu auditów i podkreślaj jak duże mają znaczenie. To się opłaci!

Po drugie: zakres auditu

Z pewnością jako Właściciel/Prezes/Kierownik działu znasz obszary działalności w swojej firmie (laboratorium), które nie należą do idealnych. A wśród nich te, które są piętą Achillesa. To coś takiego, co być może nigdy nie zostało formalnie ujęte w niezgodność. Być może nie było nawet spostrzeżeniem, ale i tak masz świadomość, że trzeba nad tym popracować, bo kiedyś może stać się przyczyną poważnych problemów. Przegląd umowy? Ginące próbki do badań? Terminowość wykonania badań? Komunikacja lab-obsługa klienta? Wśród ogromu procesów w laboratorium takich obszarów zapewne jest wiele. Do tego masz audit i dobrze wiesz, gdzie ten kij wetknąć! Zrób to zanim zrobi to Twój Klient albo jednostka oceniająca. Zrób to zanim te tłumione problemy zamienią się w wyraźne problemy finansowe. Do tego potrzebujesz auditora niezależnego i potrzebujesz naprowadzić go na trop.

Po trzecie: raport z auditu

Gdy go otwierasz miej na uwadze fakt, że być może patrzysz na jeden z ważniejszych dokumentów, które ostatnio wpadły w Twoje ręce. Nawet jeśli nie znajdziesz w nim prostego przepisu na sukces, na pewno dostaniesz wskazówki, co należy zmienić, aby zapobiegać kłopotom (być może auditora). Nie pozwól, by to umknęło i nie odkładaj dyskusji na lepszy moment. Niech auditowani też wiedzą. Niezgodności na etapie auditu wewnętrznego to spokojniejsza ocena zewnętrzna (oraz dowód na rzetelne podejście do zarządzania laboratorium). Jeżeli pojawią się niezgodności i/lub spostrzeżenia, zadbaj o ich dokładną analizę. Analizę wielowymiarową (nie tylko, dlaczego coś nie zadziałało, ale również, dlaczego mogło dojść do sytuacji, że coś nie zadziałało). Jakie były tego przyczyny? Przyczyna to „niewłaściwe stosowanie procedury nadzoru nad dokumentami”? A może problem tkwi w tym, że ta procedura nie nadaje się do stosowania? A może osoba, która taką procedurę nadzoruje nie poświęca jej wystarczająco dużo czasu. Być może problem jest jeszcze szerszy… To mam na myśli pod pojęciem analizy wielowymiarowej. Żeby to było możliwe potrzebny jest dobry auditor a do tego potrzebne jest dobre podejście do zagadnienia auditów wewnętrznych.

 

Polecam się!

Auditor wewnętrzny

Krzysztof Wołowiec

[email protected]

Ten tekst dostępny jest również na www.laboratoryjnie.pl

 

Laboratorium na zakupach

29 września 2020 /

Zakupy to codzienność w laboratoryjnym życiu. Najczęściej są tak powszechne i tak oczywiste, że stanowiąc gro kosztów funkcjonowania laboratorium trafiając do czynności zaliczanych do kategorii „nieświadomych kompetencji”. Oznacza to, że często ich realizacja odbywa się automatycznie poprzez powielanie niegdyś ustanowionych schematów. Odnajdź swoją procedurę PO-05 (lub jakkolwiek oznaczoną) dotyczą zakupów i przeczytaj ze zrozumieniem. Jest logiczna i łatwa w realizacji? Super! Mimo wszystko zachęcam do lektury poniższego tekstu, w którym znajdziesz informację o tym, jak sprawić, aby zakupy nie stały się źródłem przyszłych problemów.

Zdefiniuj

W aktualnym wydaniu normy ISO 17025 jest punkt 6.6. Wyroby i usługi dostarczane z zewnątrz, a w nim przedstawione przykłady tego, co laboratorium może kupować na potrzeby swojej działalności, np.: wzorce pomiarowe i wyposażenie, wyposażenie pomocnicze, materiały eksploatacyjne i materiały odniesienia (wyroby) albo usługi wzorcowania, pobierania próbek, badań, utrzymania pomieszczeń i wyposażenia, usługi badań biegłości, oceny i auditowania (usługi). Znajdziemy również wymóg, aby zakupy realizowane były w oparciu o określoną procedurę. W praktyce często funkcjonuje nieformalny podział zakupów na:

  • oczywiste (np.: sączki, septy, fiolki, odczynniki chemiczne, pojemniki na próbki, długopisy, audity wewnętrzne itp.), robione doraźnie, w sposób zautomatyzowany (wiadomo kto, co, gdzie i jak),
  • okazyjne, czyli wszystkie te, które wywołują wyraźne zamieszanie np.: zakup chromatografu, dygestorium, samochodu, itp.,
  • podwykonawstwo badań – niby oczywiste, ale z reguły traktowane w szczególny sposób.

Na początek określ, jakie grupy mają rację bytu w Twoim laboratorium.

Planuj

W przypadku zakupów to dosyć łatwe. Przegląd zarządzania może być dobrym momentem. Do planowania wykorzystaj dostępne dane. Nadzorując laboratorium zapewne wiesz, ile próbek gruntów zostało pobranych w minionym roku. Podobnie, ile w roku 2018 czy 2017. Zapewne podobne dane masz na temat liczby wykonanych badań zawartości rtęci w wodach podziemnych oraz zużytych filtrów Whatman GF/A 😉 Nie wiesz tego? Zacznij rejestrować. To dobre źródło informacji na temat koniecznych wydatków. Z drugiej strony, w przypadku komercyjnego laboratorium wskazówką mogą być założenia dotyczące wielkości planowanej sprzedaży. Potrzebujesz co najmniej 10 mln zł rocznie, żeby Twoje lab mogło funkcjonować? Dobrze! Zapewne wiesz, jakie musisz ponieść koszty. Planowanie ma jeszcze jedną ogromną zaletę – zapobiega przykrym niespodziankom. W tych oczywistych zakupach warto kupować duże wolumeny (tam, gdzie to możliwe). Zmniejszasz przez to szansę na trudności, które mogą powstać, gdy magazynowe półki zaczną nieoczekiwanie świecić pustkami. Być może dostaniesz rabat. Na pewno zaoszczędzisz czas, jeżeli pół roku comiesięcznych zakupów sprowadzisz do jednorazowej czynności. A czas to pieniądz!

Planowanie zakupów inwestycyjnych (nazwanych wyżej „okazyjnymi”) powinno być oczywiste. Nawet jeśli decyzja zapada ad hoc (!). W takich planach weź pod uwagę różne możliwe scenariusze. Jeśli masz do wydania 0,5 mln zł i chcesz kupić sprzęt, który poszerzy horyzonty Twojego laboratorium zastanów się, czy dotychczasowe wyposażenie nie wymaga modernizacji lub wymiany, aby uniknąć niekomfortowej sytuacji, która odbierze Ci radość z nowego nabytku, gdy dotychczasowy, leciwy aparat niespodziewanie zakończy swoje życie pozbawiając Cię możliwości zarabiania pieniędzy. Weź pod uwagę koszty związane z uruchomieniem nowego sprzętu/wdrożeniem nowych metod. Wlicz w to nie tylko te oczywiste wydatki w postaci CRM-ów, odczynników czy materiałów eksploatacyjnych, ale również koszty związane z zaangażowaniem personelu, rozszerzeniem akredytacji, amortyzacją… Myśl wielowymiarowo!

Pytaj

Przed zakupem rób rozeznanie rynku i trzymaj rękę na pulsie. Jeżeli od pięciu lat kupujesz kwas solny u tego samego dostawcy to prawdopodobnie nie wiesz, co tracisz ani co zyskujesz. Po prostu tak jest Ci wygodnie. I nie namawiam do cyklicznej zmiany dostawców – namawiam do rzetelnego wykonywania swojej pracy, a to wymaga posiadania wiedzy (również na temat alternatywnych źródeł). Pytaj o cenę, o warunki dostawy, termin płatności. Żądaj list referencyjnych i z nich korzystaj. Opinie innych klientów są cennym źródłem informacji. Jeżeli Twój zakup dotyczy sprzętu staraj się o opinie użytkowników pracujących w tej samej (zbliżonej) branży i w podobnych warunkach. Pytaj o problemy (zarówno dostawców jak i użytkowników). Wyobraź sobie, jakie sytuacje związane z planowanym zakupem mogą Ci w przyszłości zepsuć piątkowe popołudnie. Brak dostawy w terminie? Wadliwa partia, która nie nadaje się do użycia? Częste awarie? Zbyt głośny wentylator? Ustal to, zanim odczujesz na własnej skórze.

Cena czyni cuda?

W przypadku zakupów doraźnych, w których możesz sterować wielkością zamówienia i ilością angażowanych środków finansowych, sprawa jest prosta i ryzyko najniższej ceny często akceptowalne. Dlaczego „ryzyko”? Ponieważ uważam, że generalnie im niższa cena (w stosunku do konkurencji) tym większe ryzyko. Z reguły jest to dobrze widoczne w zakupie kosztownej aparatury. Zanim zaplanowany na przeglądzie zarządzania spektrometr ICP trafi do Twojej pracowni, KTOŚ musi go zaprojektować, KTOŚ wyprodukować tysiące podzespołów, śrubek, rezystorów, układów scalonych itp. KTOŚ musi to zmontować, poddać kontroli jakości, zbudować sieć sprzedaży, spędzić tysiące godzin na spotkaniach i wysyłaniu maili, czy wreszcie dotrzeć do Ciebie z ofertą… A to dopiero oferta – do zakupu pewnie jeszcze daleka droga. Każdy KTOŚ obecny na tych wszystkich etapach to zapewne setki ludzi, których praca finalnie materializuje się w postaci Twojego aparatu. Jeżeli Ci ludzie to wysokiej klasy specjaliści dbający o wysoką klasę swojej pracy, to zapewne odpowiednio wysoko cenią swoją wiedzę i umiejętności, a Ty dostajesz produkt, który co prawda uwzględni to w swojej cenie ale będziesz chętnie go polecał innym. Niska cena urządzenia prawdopodobnie uwzględnia z kolei oszczędności na którymś z wymienionych etapów i może nie zagwarantować Ci w przyszłości spokojnej pracy. Oczywiście można sobie również wyobrazić sytuację sprzedaży bardzo dobrego sprzętu za niską cenę, ale ponieważ rachunek musi się zgadzać to prawdopodobnie dostaniesz go na etapie eksploatacji i serwisu.

Oceniaj

Tego wymaga norma. To się również przyda, zwłaszcza gdy grono Twoich dostawców rośnie. Generalnie buduj dobre relacje a swoich biznesowych partnerów dobieraj tak jak przyjaciół. Pamiętaj, że na każdym etapie współpracy będziesz rozmawiać nie z robotem, lecz z człowiekiem mającym jakieś wyobrażenie o świecie i zapewne również o Tobie. Pamiętaj też, że jest bardzo prawdopodobne, że osoba, która przedstawia Ci produkt przed jego zakupem, najczęściej nie jest osobą, z którą będziesz współpracować w przyszłych, codziennych czynnościach. Ponieważ jednak każda firma ma określoną kulturę organizacji (kreowaną na samej górze) oznacza to, że zatrudnia określone osobowości (czytaj też: nie ma szans na zatrudnienie określonych osobowości/określone osobowości nie chcą być identyfikowane z tą kulturą), co oznacza, że na podstawie pierwszego wrażenia możesz przewidzieć dalszą współpracę. Nie mniej jednak oceniaj i rób to formalnie, ponieważ pamięć jest ulotna i tendencyjna.

Udanych zakupów!

Zapraszam do współpracy!

Krzysztof Wołowiec

Ten tekst dostępny jest również na portalu:

www.laboratoryjnie.pl

 

 

 

 

Audit czy audyt?

3 marca 2020 /

„Audit” to bardzo dobrze znane słowo w laboratoryjnej codzienności m.in. z tego względu, że w laboratorium akredytowanym wdrożony system zarządzania powinien obejmować m.in. audity wewnętrzne. W samej normie PN-EN ISO/IEC 17025 słowo to użyte jest 19 razy mając nawet dedykowany sobie rozdział: 8.8. Audity wewnętrzne (Opcja A). Wg zawartych w tym punkcie wymagań laboratorium powinno realizować audity wewnętrzne, aby dostarczyć informacji, czy system zarządzania jest zgodny z wymaganiami (własnymi oraz normy 17025), a także czy jest skutecznie wdrożony i utrzymywany. Aby to było możliwe audity należy zaplanować w postaci odpowiedniego programu. Z kolei wyniki auditów są danymi wejściowymi dla przeglądów zarządzania. ISO 17025 w zakresie terminów i definicji odwołuje się do dwóch dokumentów: ISO/IEC Guide 99, International vocabulary of metrology – Basic and general concepts and associated terms (VIM) oraz ISO/IEC 17000, Conformity assessment – Vocabulary and general principles. Ukryty pod oznaczeniem PKN-ISO/IEC Guide 99 Międzynarodowy słownik metrologii – Pojęcia podstawowe i ogólne oraz terminy z nimi związane (VIM) nie definiuje pojęcia audit. Możemy jednak sięgnąć do lektury normy PN-EN ISO/IEC 17000 – Ocena zgodności – Terminologia i zasady ogólne, gdzie w punkcie 4.4 wskazany jest „audit” jako systematyczny, niezależny, udokumentowany proces uzyskiwania zapisów, stwierdzenia faktów lub innych odpowiednich informacji i ich obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia wyspecyfikowanych wymagań. Określenie „audit” powszechnie występuje również w dokumencie PN-EN ISO 9000 – Systemy zarządzania jakością – Podstawy i terminologia. Punk 3.13 tej normy, tj. „Terminy dotyczące auditu” wymienia całą gamę definicji przez co dowiadujemy się co to jest „audit połączony”, „audit wspólny”, „program auditów”, „auditor”, „klient auditu” i wiele innych. Warto jednak zwrócić uwagę, że punkt 3.13.1 gdzie zdefiniowany jest „audit” dopuszcza również określenie „audyt”. Słowo „audyt” pojawia się w tym dokumencie dokładnie jeden raz, podczas gdy „audit” i słowa mu pokrewne występują aż 102 razy. Wśród dokumentów normatywnych warto przytoczyć również normę PN-EN ISO 19011 – Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania. Autorzy tłumaczenia tego dokumentu zdecydowanie wolą formę „audit”, ponieważ to i pokrewne mu słowa pojawiają się w treści 1301 razy wobec zaledwie czterech przypadków użycia kombinacji „audyt”.

Do tej pory wszystko wygląda na oczywiste. Sytuacja się zmienia, jeżeli poza przytoczonymi normami zdecydujemy się na lekturę obowiązkowych dla laboratoriów dokumentów Polskiego Centrum Akredytacji. Już pierwszy z nich oznaczony symbolem DA-01 – Opis systemu akredytacji mówi m.in. o tym, że PCA wybiera „audytorów” spośród osób, których wiedza i umiejętności zapewniają prawidłową ocenę kompetencji CAB, a w każdym zespole wyznacza się „audytora” wiodącego. W przeciwieństwie do przywołanych wcześniej norm słowo „audit” w DA-01 nie występuje. Podobna sytuacja występuje również w dokumencie dedykowanym laboratoriom badawczym, tj. DAB-07 – Akredytacja laboratoriów badawczych, gdzie mowa jest o „próbce audytowej”, „audycie pionowym” czy „audytorze technicznym”, ale w żadnym przypadku nie o „audicie”. Z jednej strony mamy więc dokumenty funkcjonujące jako polskie normy, a z drugiej jednostkę akredytującą (PCA), której wymogi są obligatoryjne dla akredytowanych laboratoriów i niestety nomenklatura pochodząca z tych dwóch źródeł nie jest identyczna. Sięgnijmy więc do źródła w postaci Ustawy o języku polskim. Ten akt prawny wskazuje nam, że instytucją opiniodawczo-doradczą w sprawach używania języka polskiego jest Rada Języka Polskiego. Okazuje się, że problem ten nie jest obcy ekspertom RJP i pojawił się już w 2002 roku właśnie w kontekście norm ISO przetłumaczonych na język polski. Stanowisko Rady jest jednoznaczne i zostało przekazane Polskiemu Komitetowi Normalizacyjnemu:

„Pozwalamy sobie zwrócić uwagę, że choć słowniki ogólne nie notują ani wyrazów audit, auditowanie, ani audyt, audytowanie, to tylko formy audyt, audytowanie należy uznać za poprawne. Zgodnie bowiem z tradycją obcojęzyczne połączenie di przybiera w polszczyźnie formę dy (por. dyrektor, abdykować, akredytacja itp.)”:

http://www.rjp.pan.pl/index.php?option=com_content&view=article&id=739:audyt-audit-43&catid=44&Itemid=145

Wybór należy do Was!

Ten tekst dostępny jest również na www.laboratoryjnie.pl