Autor: Krzysztof Wołowiec

Dzień z życia kierownika lab

9 lutego 2024 / Krzysztof Wołowiec

Siadasz przed komputerem. Na biurku gorąca kawa. Poza nią jeszcze obrus dokumentów, do których od kilku dni czujesz awersję. Niestety z dnia na dzień nie chcą się uporządkować. Wręcz przeciwnie. Jak to się mówi? Że entropia rośnie? Pomysł wdrożenia polityki czystego biurka idzie jak po gruzach. Tak, tak – wiesz, że prokrastynacja to zło… Ale tyle na głowie w ciągu dnia. Logujesz się do systemu. Funkcja zapamiętywania haseł to jak SPA dla umysłu obciążanego codziennie nowymi informacjami. Dwie sekundy stresu czy zadziała? Jest ok. Lekka ulga zaznaczona oddechem. Łyk aromatycznej kawy. Myślisz, że może to będzie dobry dzień albo chociaż „taki zwyczajny”. Szybka wizyta na fejsie i linkdinie na wypadek, gdyby coś ważnego się pojawiło w ostatniej godzinie. Jak zwykle to samo. OK, pora na program pocztowy. Kursor. Ikonka. Pobieranie nowych wiadomości. 9 nieodczytanych. Po kolei: reklama, reklama, możliwy spam…Nie jest źle. Dziwne uczucie, gdy cieszysz się ze spamu. Te maile nie niosą ze sobą problemów. Bo takie się pojawiają. Również teraz. Tytuł wiadomości: „W sprawie wyników badań”. Tak, to od tego klienta. Kolejna: „Sprawozdanie”. Adresat dobrze Ci znany. Podobnie jak cała sprawa. Następna: „Prośba o ofertę”. Już zaczynasz się zastanawiać co pierwsze. Do tego ta sterta na biurku… i spotkanie o 10… i obiecane na godz. 12 wyniki badań… Łyk kawy. Jakaś chłodniejsza i gorzka. Znasz legendy o tym, że da się kierować laboratorium bez stresu. Co tu jest nie tak?

ISO 17025 nie gwarantuje sukcesu. Gdyby tak było, wszystkie akredytowane laboratoria by go odnosiły. Liczy się skuteczne zarządzanie. Którędy droga? Proponuję takie drogowskazy:

Punkt 1.

Odpowiedz sobie na pytania „Co wyróżnia Twoje laboratorium?” Coś musi wyróżniać, jeżeli chcesz działać na rynku wśród innych, podobnych podmiotów. Akredytacja sama w sobie nie jest wyróżnikiem (chyba, że jesteś monopolistą). Dostarczanie ważnych wyników również odpada (to wymóg nienegocjowalny).

Punkt 2.

Dostosuj swoje procedury i procesy. Niech będą łatwe, przejrzyste, STOSOWALNE i STOSOWANE. Tworzenie wymogów oderwanych od rzeczywistości to kłody na drodze do świętego spokoju w pracy.

Punkt 3.

Nie odkładaj na później. Nie licz na to, że problem zniknie, jeśli nic nie zrobisz. Dobrze wiesz, że to się nie sprawdza. Reaguj szybko. Rób listy rzeczy do zrobienia na dziś. I rozliczaj się z nich.

Punkt 4.

Deleguj zadania. To pomaga w pracy i buduje zaangażowanie zespołu.

Punkt 5.

Szukaj drobnych udoskonaleń w pracy. W każdym elemencie. Rejestr elektroniczny zamiast papierowego. Automatyczny monitoring temperatury w miejsce zwykłego termometru. Standardowy, zdefiniowany zestaw dla próbkobiorców zamiast reguły „wedle uznania”. Zmiana miejsca lodówki na próbki czy ekspresu do kawy może mieć znaczenie. Drobnostki, które skumulowane będą miały znaczenie.

Punkt 6.

Zbieraj i analizuj informacje zwrotne od klientów. Nie możesz się doskonalić, jeśli nie znasz oczekiwań.

O skutecznym zarządzaniu laboratorium będziemy dużo mówić na naszej konferencji, którą organizujemy w ramach portalu laboratoryjnie.pl. Spotykamy się w Kielcach, w dniach 10-12 kwietnia 2024 r. Szczegóły macie tu:

https://konferencja.laboratoryjnie.pl

Zapraszam do udziału.

Oswoić ISO 17025

15 kwietnia 2022 / Krzysztof Wołowiec

Poniższa publikacja dotyczy normy PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 „Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących” (nazywanej w dalszym tekście „normą”) i skierowana jest do osób, które rozpoczynają lub dopiero planują rozpoczęcie poznawania zawartych w niej wymogów.

W praktyce laboratoryjnej funkcjonuje pojęcie „ważnego wyniku”. Bez względu na normy, systemy, definicje czy formalną nomenklaturę większość osób intuicyjnie domyśla się znaczenia tego terminu. Wynik to źródło informacji, która ma służyć określonemu celowi. Aby to było możliwe, musi posiadać odpowiednie właściwości, np.:

dotyczyć wymaganej cechy (np.: które WWA utworzą „sumę WWA”? które „piki” zaliczymy do „węglowodorów ropopochodnych”?),
mieć charakterystykę (zakres pomiarowy, dokładność, powtarzalność, niepewność) zgodną z narzuconymi wymaganiami (np. metoda z zakresem pomiarowym od 10,0 do 100 mg/kg nie zda egzaminu, gdy spodziewamy się wyniku na poziomie 0,01 mg/kg),
być przedstawiony w użytecznej postaci,
zostać dostarczony w wymaganym terminie,
mieć zapewnioną spójność pomiarową (dla zagwarantowanie, że jest ściśle związany z międzynarodowymi standardami),
mieć potwierdzoną ważność (dla zagwarantowanie, że na drodze do jego uzyskania wszystko było pod kontrolą).

Poza wyżej wymienionymi punktami jest oczywiste, że „ważny wynik” powinien dotyczyć obiektu/przedmiotu badań/wyrobu, który nas interesuje, co wbrew pozorom nie jest łatwe do zapewnienia – wszak do laboratorium trafia najczęściej próbka stanowiąca jakiś ułamek ułamka badanego obiektu. Taki wynik powinien być również udokumentowany w sposób umożliwiający odtworzenie całej drogi, która do niego doprowadziła.

Jak już wspomniano wyżej, wyniki badań laboratoryjnych – efekt laboratoryjnej działalności są źródłem informacji oczekiwanym i wykorzystywanym przez ich odbiorcę (klienta laboratorium). Wyniki badań służą podejmowaniu decyzji i odpowiednich działań, które pociągają za sobą z reguły poważne konsekwencje finansowe i/lub zdrowotne. Obok poczucia misji i oczekiwanej rzetelności pracy jest to istotny powód świadomego i profesjonalnego wykonywania badań laboratoryjnych. Laboratoria, które znalazły sposób na realizację powyższej listy wymogów, cieszą się zaufaniem klientów, ponieważ oto dotarły do sedna laboratoryjnej działalności: dostarczać ważne wyniki. Jak to zrobić? Jest pewien słuszny kierunek.

Poznaj normę

Powtarzanie to prawdopodobnie najpopularniejsze narzędzie kontroli jakości wykonywania badań laboratoryjnych, a powtarzalność to dobrze znany termin pożądanej charakterystyki metod stosowanych w badaniach. W codziennej praktyce laboratoryjnej warto utrzymywać powtarzalność w możliwie szerokim zakresie nie traktując jej jedynie jako elementu walidacji metody badawczej. Powtarzalność w laboratorium oznacza brak przypadkowości, kontrolę przebiegu procesu – ogólnie ogranicza chaos i jego zgubne następstwa. Osiągniemy ją poprzez wdrożenie wszelkiego rodzaju procedur postępowania (własnych lub zewnętrznych) opisujących krok po kroku różne (najlepiej wszystkie) elementy pracy laboratoryjnej. Aby nie wyważać otwartych drzwi, warto sięgnąć po normę PN-EN ISO/IEC 17025:2018-02 „Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących”, tym bardziej, że zawarte w niej wymogi są obligatoryjne dla laboratoriów akredytowanych. Jeżeli więc celem laboratorium będzie dostarczanie ważnych wyników, to przywołana norma bardzo to ułatwia. Określając wymagania względem kompetencji, bezstronności oraz spójnego działania promuje zaufanie do laboratoriów i umożliwia uznawanie wyników pomiędzy różnymi laboratoriami (a także krajami). Brzmi doskonale!

Wdrożenie wymogów ISO 17025 oznacza ustanowienie określonego systemu zarządzania (UWAGA: NIE systemu zarządzania JAKOŚCIĄ) zbudowanego z szeregu opisanych procedur, instrukcji i wynikających z nich rejestrów i formularzy. Ich lista nie jest ściśle zdefiniowana. Pamiętajmy, że norma jest dokumentem ogólnym – przedstawione w niej wymagania mają zastosowanie bez względu na zakres laboratoryjnej działalności, zasięg geograficzny czy liczbę personelu. Ponieważ w takim samym stopniu dotyczą jednoosobowych działalności gospodarczych jak i wielooddziałowych korporacji, sposób realizacji wymogów musi mieć charakter elastyczny. Z tego względu to laboratorium podejmuje decyzję dotyczącą sposobu i stopnia szczegółowości dokumentowania swoich procedur (dzięki temu na scenę wkraczają szanse i ryzyka). Wymóg normy w tym zakresie wymaga, aby ustanowiony, udokumentowany, wdrożony i utrzymywany w laboratorium system zarzadzania, umożliwiał stałe spełnianie wymagań́ normy i zapewnienie jakości wyników.

Wymagania normy

Jednym z podstawowych jest bezstronność, co powinno być oczywiste nie tylko w branży laboratoryjnej. Oznacza ona zachowanie obiektywności, neutralność, brak negatywnego nastawienia. Laboratorium musi zadeklarować, aby np. naciski finansowe lub powiązania z innymi podmiotami nie zagrażały bezstronności.

Podobnie jest z kolejnym wymogiem dotyczącym poufności. Norma wskazuje w tym miejscu stosowanie prawnie wiążących zobowiązań. Miejmy zawsze świadomość tego, że klient zlecając wykonanie badań zazwyczaj powierza nam bardzo istotne dla siebie informacje. I najczęściej są one również bardzo cenne dla konkurencji naszego klienta. I nie chodzi tu jedynie o świadome i celowe udostępnianie poufnych informacji przez personel laboratorium – jeżeli ktoś ma takie intencje zazwyczaj znajdzie sposób, aby to zrobić. Bezwzględnie należy poświęcić uwagę ryzykom przypadkowego ujawnienia poufnych informacji. Co może stanowić źródło takiego ryzyka? Wiele codziennych czynności. Oto przykłady:

obecność w laboratorium osoby spoza personelu (serwisant, dostawca, klient, który poprosił o pokazanie laboratorium),
pozostawianie poza laboratorium zapisów/dokumentów dotyczących realizowanego zlecenia (np. w sekretariacie, w bufecie, w kserokopiarce),
wysyłanie maila dotyczącego realizowanego zlecenia na błędny adres (np. przez korzystanie z autouzupełniania w polu adresata),
przygotowanie dokumentu (np. sprawozdania z badań) przez edycję archiwalnego dokumentu dotyczącego innego klienta (ryzyko nieusunięcia archiwalnych danych),
informacje udostępniane osobom spoza laboratorium (auditorom, trenerom prowadzącym szkolenia, serwisantom wyposażenia, potencjalnym klientom w rozmowach handlowych).

Te dwa absolutnie podstawowe wymogi zawarte zostały w czwartym rozdziale normy.

Wymagania dotyczące struktury

Kolejny rozdział normy dotyczy struktury laboratorium i wskazuje m.in. na fakt odpowiedzialności prawnej za działalność laboratoryjną (warto mieć na uwadze, że taka istnieje i pamiętać o tym nie tylko w chwili autoryzacji wyniku). Struktura laboratorium powinna być ściśle ustalona, podobnie jak zasady współpracy i relacje pomiędzy poszczególnymi działami/oddziałami, jeśli ma to zastosowanie. W firmie, gdzie obok laboratorium funkcjonuje dział księgowości, sekretariat, dział marketingu, zakupów czy transportu trudno uwierzyć, że nie wchodzą w jakiekolwiek relacje z obszarem objętym systemem ISO 17025. Co prawda nie jest to niemożliwe, ale mocno zaskakujące. W tym wątku duże znaczenie ma również personel i uprawnienia osób do określonych działań charakterystycznych dla laboratorium (norma podaje szczegółową listę) – pamiętajmy o tym, że wdrażając system zarządzania dążymy do tego, aby wyeliminować z codzienności elementy chaosu, przypadkowości i zastąpić je powtarzalnością i przewidywalnością. To powinno ułatwić ustalanie zakresów uprawnień. Personel to również istotny element kolejnego punktu normy.

Wymagania dotyczące zasobów

W tym punkcie warto odpowiedzieć sobie na pytanie: „Co wpływa na ważność wyników?” Lista będzie długa i z pewnością znajdą się na niej takie pozycje jak:

kompetencje personelu,
wyposażenie i procedury jego nadzoru,
pomieszczenia i warunki środowiskowe,
spójność pomiarowa.

Te obszary zostały omówione w szóstym punkcie normy.

Zwróćmy uwagę na kwestie związane z wyposażeniem – to element prawdopodobnie najbardziej kojarzony z laboratorium. Takie skojarzenie jest w pełni uzasadnione, ponieważ jest to jeden z najistotniejszych czynników wpływających na ważność wyniku. W sytuacji, gdy na myśl o wyposażeniu wyobraźnia posuwa nam obrazy nowoczesnych, technologicznie zaawansowanych aparatów, mniej oczywisty może być fakt, że do wyposażenia zaliczamy również oprogramowanie, wzorce pomiarowe, materiały odniesienia czy odczynniki. Norma wymaga, aby laboratorium miało dostęp do wyposażenia, które jest wymagane do prawidłowej realizacji działalności laboratoryjnej i które może mieć wpływ na wyniki. Niby oczywiste, ale warto pamiętać, że jeżeli np. planujemy wdrożyć „prostą” i „tanią” metodę oznaczania zawiesiny ogólnej w ściekach, to poza lista zakupów będzie dłuższa niż tylko waga, suszarka, zestaw do sączenia i podstawowe szkło laboratoryjne. Okazuje się, że taką listę musimy uzupełnić np. o odpowiednie wzorce masy, termometr wzorcowy, system monitorowania warunków środowiskowych czy odpowiedni materiał odniesienia (jeśli jest dostępny). To jeszcze nie wszystko – wdrożenie tej „prostej” metody pociąga za sobą konieczność regularnej alokacji środków finansowych w zakup materiałów zużywających się w trakcie pracy (np.: sączki, materiały odniesienia), a także inwestycji w czynność regularnego wzorcowania wyposażenia. Po stronie kosztów związanych z nową metodą musimy jeszcze dopisać działania związane z nadzorem nad wyposażeniem, które pozwolą nam wyeliminować ryzyko użycia sprzętu niezdatnego do pracy. Dochodzimy tu do sedna sprawy związanej z wyposażeniem:

wyposażenie musi być odpowiednie (prawdopodobnie nie zdołamy oznaczyć zawartości pestycydów nie mając odpowiedniego chromatografu),
wyposażenie musi podlegać ciągłemu nadzorowaniu,
wyposażenie (gdy ma to zastosowanie) musi być wzorcowane.

Punkty 1 i 2 są oczywiste. Punkt 3 wynika z faktu, że wynik jest ważny, gdy w trakcie procedury pomiarowej nie został przerwany łańcuch powiązań z międzynarodowymi wzorcami. W praktyce nie mamy możliwości bezpośredniego sprawdzania naszej wagi przeznaczonej do oznaczania zawiesiny ogólnej w ściekach Państwowym wzorcem jednostki masy – prototypem kilograma nr 51 przechowywanym na ulicy Elektoralnej 2 w Warszawie. Musimy stosować dostępne w rynku odważniki wzorcowe, które zapewniają spójność przez porównanie z wspomnianym wzorcem państwowym. Producent takiego odważnika z jednej strony potwierdza jego powiązanie z wzorcem wyższego rzędu, ale z drugiej strony oddając go w nasze ręce traci kontrolę nad jego właściwościami. Dlatego regularne wzorcowanie jest czynnością niezbędną, aby zapewnić spójność pomiarową naszych wyników. Częstotliwość i związane z nią harmonogramy pozostają w naszej gestii.

Wymagania dotyczące procesu

Należy pamiętać, że działalność laboratoryjna nie ogranicza się jedynie do czynności charakterystycznych dla pokojów wagowych, pracowni chromatograficznych czy miareczkowania. Z realizacją badań nierozłącznie związana jest duża praca w mniejszym stopniu dotycząca technicznego obszaru. Mowa tu np. o dokumentowaniu przebiegu zlecenia, pozyskiwaniu klientów, działaniach marketingowych, księgowych czy kadrowych. Elementy te wraz z obszarami technicznymi (np. postępowanie z obiektami do badań, wybór i walidacja metod badawczych, potwierdzenie ważności wyników czy pobieranie próbek) tworzą kompletny proces. Można go oczywiście dzielić na różne mniejsze jednostki (procesy) zależne od siebie związkiem przyczynowym: rezultat danego procesu (dane wyjściowe) stanowi dane wejściowe innego procesu. Dobrym przykładem jest przegląd zapytań, ofert i umów. To jedna z wymaganych procedur w ramach systemu zarządzania zgodnego z ISO 17025. Procedura ta ma zapewnić rozwianie wszelkich wątpliwości, jakie mogą pojawić się w trakcie realizacji badań zanim laboratorium do tej realizacji przystąpi. Podejmując decyzję o przyjęciu do realizacji danego zlecenia miejmy świadomość, że nasz klient potrzebuje tej współpracy, aby rozwiązać swój określony problem a nie wygenerować kolejny. Rzetelny przegląd zapytań i ofert daje laboratorium dobry pogląd ryzyka związanego z daną usługą, a tym samym parasol ochronny przed kłopotami.

Koszty wdrożenia

Odróżnijmy koszty wdrożenia systemu zarządzania od kosztów uzyskania akredytacji. Wskazówkę do oszacowania tych ostatnich znajdziemy w dokumentach Polskiego Centrum Akredytacji. Co do kosztów wprowadzenia w laboratoryjną codzienność wymogów ISO 17025 nie da się podać uniwersalnego wzoru lub listy zakupów. Konieczne do poniesienia nakłady uzależnione są np.: od zakresu niezbędnych do wprowadzenia zmian czy czasu (a czas to pieniądz) pracy personelu wymaganej aby dostosować laboratorium do normy. Jednak podejmując decyzję w tym zakresie warto wziąć pod uwagę możliwe do osiągnięcia korzyści finansowe. Przy dobrze skonstruowanym systemie mogą one być wyraźnie odczuwalne, mimo że nie zawsze uwidaczniają się w postaci przelewów na laboratoryjne konto (to też jest możliwe). Gdzie ich szukać? Oto przykłady:

oszczędność czasu dzięki ustalonym i powtarzalnym procedurom,
zmniejszenie liczby reklamacji/skarg przez wdrożenie narzędzi zapewnienia ważności wyników,
skuteczne planowanie działalności laboratoryjnej,
łatwiejsze i efektywniejsze wdrażanie nowych osób,
potencjalny dostęp do nowych obszarów działalności (w przypadku akredytacji).

Wdrażanie wymogów ISO 17025 to proces czasochłonny. Z tego względu bardzo łatwo zrealizować przeciwny scenariusz: wdrożyć system korzystając z dostępnych wzorów rozwiązań. Dzięki temu laboratorium w dosyć krótkim czasie zaczyna funkcjonować w systemie, który być może jest dobry i spełnia wszystkie wymogi normy jednak został opracowany dla innego podmiotu. Wtedy laboratorium wkracza na drogę chaosu. Podstawą sukcesu jest świadomy i kompetentny personel.

Krzysztof Wołowiec

Potrzebujesz wsparcia przy wdrażaniu ISO 17025? Chcesz zoptymalizować swoje laboratorium? Skontaktuj się ze mną: [email protected]

Ten i wiele innych tekstów dostępne są na www.laboratoryjnie.pl

Laboratoryjnie.pl

16 sierpnia 2021 / Krzysztof Wołowiec

Badania laboratoryjne to nasza codzienność. Wasza również. To ich wyniki charakteryzują komfort naszego życia. Od jakości badań zależy nasze zdrowie. Przez laboratoryjne pomieszczenia, stoły i urządzenia przechodzi niemal wszystko co nas otacza. Zabawki, meble, produkty spożywcze, wody, gleby, powietrze, krew… wszystko podlega badaniom, których wyniki determinują nasze bezpieczeństwo.

Bez względu na to czy badania dotyczą komórek nowotworowych, zawartości pyłu zawieszonego w powietrzu czy bakterii chorobotwórczych w wodach letniego kąpieliska ich jakość w największym stopniu zależy od wiedzy i doświadczenia pracowników laboratorium.

Decyzje podjęte na podstawie błędnych wyników badań mogą być tragiczne w skutkach. Dlatego stawiamy sobie za cel podnoszenie jakości badań w Polsce. Chcemy dać laboratoriom dostęp do rzetelnej wiedzy poprzez wysokiej jakości szkolenia, eksperckie dyskusje i merytoryczne materiały wideo. Chcemy również stworzyć platformę wymiany informacji – forum, które będzie scalać laboratoryjne środowisko.

Narzędziem do realizacji tych celów jest strona www.laboratoryjnie.pl

Kryteria wyboru (organizatora) badań biegłości

30 listopada 2020 / Krzysztof Wołowiec

Motywacja do udziału w porównaniach międzylaboratoryjnych lub badaniach biegłości może być różna. Bez względu na to czy jest to spełnienie wymogów jednostki akredytującej, walidacja metody badawczej, potwierdzenie swoich kompetencji, element weryfikacji personelu czy ich kombinacja, udział w programie PT/ILC powinien być świadomy (tak jak każdy inny zakup). Z resztą wymaga tego obligatoryjna dla laboratoriów akredytowanych norma ISO 17025, która uczestnictwo w badaniach biegłości traktuje jak każdą inną usługę dostarczaną z zewnątrz (patrz: PN-EN ISO/IEC 17025 punkt 6.6 Wyroby i usługi dostarczane z zewnątrz). Laboratorium (działające zgodnie z ISO 17025) musi m.in. określić swoje wymagania wobec własnych dostawców jak również kryteria wyboru tych dostawców. Zastosowanie tego do usług badań biegłości/porównań międzylaboratoryjnych wydaje się oczywiste (przecież mniej lub bardziej świadomie, mniej lub bardziej formalnie oceniamy każdego dostawcę oraz każdy zakup).

Podejmując decyzję o udziale w danym programie PT/ILC pamiętajmy, że związane z tym koszty nie ograniczają się jedynie do faktury od dostawcy. To również, a być może przede wszystkim nakład pracy związany z zaplanowaniem udziału, jego realizacją, analizą wyników, działaniami następczymi. Można pomyśleć, że całe to zamieszanie to duży koszt dla laboratorium. W istocie rzeczy tak jest. Ale biorąc pod uwagę, że jest to dla laboratorium doskonałe (i obowiązkowe) narzędzie monitorowania swoich działań warto je potraktować jako swojego sprzymierzeńca i motywu udziału w danym programie nie ograniczać jedynie do konieczności „spełnienia wymogów jednostki akredytacyjnej”. Aby to było możliwe (czytaj: aby dobrze zainwestować środki, o których mowa powyżej) należy właściwie wybrać zarówno organizatora PT/ILC (dostawcę usługi) jak również konkretny program. Poniżej przedstawiam podstawowe kryteria ułatwiające decyzję.

Kryterium nr 1 – kompetencje

Dokument Polskiego Centrum Akredytacji DA-05 „Polityka dotycząca uczestnictwa w badaniach biegłości” wskazuje, gdzie powinniśmy się kierować w poszukiwaniu badań biegłości. Znajdziemy tam informację, że laboratorium powinno brać udział w PT organizowanych przez kompetentnych organizatorów. Którzy to? Akredytowani oraz spełniający wymagania PN-EN ISO/IEC 17043 (punkt. 3.10 dokumentu DA-05). Co więcej, jeżeli na rynku dostępne są programy oferowane przez akredytowanych organizatorów to wybór organizatora nieakredytowanego musi być przez laboratorium uzasadniony (punkt 3.12 DA-05) oraz konieczne staje się posiadanie dowodów kompetencji nieakredytowanego organizatora (punkt 3.13 DA-05). Bez względu na formalne wymogi warto wziąć pod uwagę, że akredytowany organizator badań biegłości przeszedł proces akredytacji, ma zweryfikowany system zarządzania, kompetentny personel, odpowiednie wyposażenie i warunki środowiskowe i zapewne wiele godzin szkoleń o tym jak organizować badania biegłości. A ponieważ „dobre, bo polskie” polecam poszukiwania zacząć tu: https://www.pca.gov.pl/akredytowane-podmioty/akredytacje-aktywne/organizatorzy-badan-bieglosci/ tym bardziej, że sam jestem współtwórcą jednego z niech.

Kryterium nr 2 – zawartość programu

Wydaje się to oczywiste, ale uważam, że dla formalności należy wymienić kryteria techniczne, do których należą:

obiekt badań biegłości – powinien odpowiadać obiektom badanym w danym laboratorium,
porównywane właściwości (wielkości mierzone) – powinny być analogiczne do badanych w danym laboratorium; podobnie poziomy zawartości wielkości mierzonych,
ocena statystyczna – zwróć uwagę, czy organizator w ogóle podaje informację na temat przyjętego w swoim programie modelu statystycznego (powinien).

Warto również sprawdzić czy interesujący nas program jest w założeniu organizatora jednorazowym epizodem czy ma charakter cykliczny (polecam cykliczne).

Kryterium nr 3 – opis programu

Przede wszystkim musi być dostępny (!). Opis programu jest podstawowym dokumentem w oparciu, o który realizowane są badania biegłości. Jego treść jest wynikiem czasochłonnego procesu projektowania i planowania programu PT, i z reguły efektem pracy wielu osób, np.: ekspertów z zakresu danych metod badawczych czy statystyki. Lektura opisu powinna dać uczestnikowi nie tylko informacje z obszaru „co”, „gdzie”, „kiedy” i „za ile”, ale również:

cel programu (!),
źródło i metoda pozyskania obiektu badań biegłości, sposób jego przygotowania, przechowywania, dystrybucji,
metody zapewnienia jednorodności i stabilności obiektu badań biegłości,
zakładaną liczbę uczestników (możesz się zawieść, gdy licząc na porównanie się z setką innych laboratoriów ze sprawozdania dowiesz się, że udział wzięły tylko 2 podmioty),
sposób wyznaczenia wartości przypisanej,
przyjęty model statystyczny oceny uczestników (z-score nie jest idealny),
narzędzia zachowania poufności i zapobiegania zmową (wbrew pozorom to ma ogromne znaczenie dla obliczeń statystycznych i tym samym dla Twojego wyniku).

Zweryfikuj opis programu. Dzięki temu nie kupisz „kota w worku”. Jeśli opis programu to trywialne stwierdzenia, ogólne zwroty przywołujące co chwila normę ISO 17043 lub ISO 17025 rozejrzyj się za innym dostawcą. Organizator, który nie poniósł wysiłku na profesjonalne przygotowanie programu PT zapewne podobnie podejdzie do jego realizacji.

Kryterium nr 4 – sprawozdanie

Trudno to obiektywnie ocenić przed udziałem w danym programie PT/ILC. Jeśli jednak mamy do wglądu sprawozdanie lub deklarację organizatora na temat zawartości tego dokumentu warto zweryfikować, czy jest kompletne. Norma ISO 17043 określa co powinno się znaleźć w sprawozdaniu. Na tej liście są m.in (punkt 4.8 normy PN-EN ISO/IEC 17043):

dokładny opis wykorzystywanych obiektów badania biegłości, łącznie ze szczegółami dotyczącymi przygotowania obiektów badania biegłości oraz oceny jednorodności i stabilności,
wyniki uczestników,
dane statystyczne oraz wykorzystane procedury statystyczne,
procedury stosowane do wyznaczania wartości przypisanej,
szczegóły dotyczące spójności pomiarowej i niepewności pomiaru wartości przypisanej
procedury wyznaczenia odchylenia standardowego dla oceny biegłości,
prezentacje graficzne wyników,
komentarz organizatora.

Pozostałe kryteria

Być może najważniejsze kryterium podjęcia decyzji o udziale w danym programie PT/ILC to opinie innych. Jest to dobre źródło informacji pod warunkiem, że potrafimy oddzielić te tendencyjne. Warto zwrócić uwagę również na doświadczenie organizatora. Nie miejmy obaw zadzwonić i porozmawiać – komunikacja z organizatorem to także jedno z istotnych kryteriów, które powinniśmy brać pod uwagę nawiązując czy kontynuując współpracę. Referencje, przynależność do branżowych organizacji, własne zaplecze techniczne w postaci akredytowanego laboratorium – to elementy, które co prawda nie są niezbędne w tej działalności, ale świadczą o kompetencjach organizatora. Na koniec cena – jak wspomniałem na wstępie koszt udziału w PT to nie tylko opłata wnoszona tytułem zgłoszenia. Ponoszone koszty są wyższe. Zwłaszcza jeżeli nie analizujemy otrzymanych wyników lub niekompetentny organizator potwierdza naszą biegłość tam gdzie jej brakuje.

Krzysztof Wołowiec

[email protected]

Ten artykuł znajdziesz również na www.laboratoryjnie.pl

Audit wewnętrzny

6 października 2020 / Krzysztof Wołowiec

Zdarza się tak, że codzienność daje nam doskonałe narzędzia do zarządzania laboratorium (lub bardziej ogólnie: jednostką), ale z jakichś powodów z nich nie korzystamy. Jednym z takich narzędzi są audity wewnętrzne. Norma ISO 17025 stanowiąca podstawę systemu akredytacji narzuca konieczność realizacji auditów wewnętrznych jako jednego z elementów identyfikowania możliwości doskonalenia. Ponieważ takie audity muszą być zaplanowane i ujęte w odpowiedni program, muszą mieć określone kryteria i zakres, muszą być przeprowadzone przez odpowiednie osoby, czy nawet zespoły osób pieczołowicie wdrażamy w systemie zarządzania stosowną procedurę pt. „Audity wewnętrzne”, budujemy przemyślane harmonogramy, dobieramy teoretyczny zespół ludzi często przeznaczając niemałe środki finansowe na szkolenie i w ogóle wydatkujemy na ten obszar bardzo dużo energii i czasu tylko po to by w sposób ułomny spełnić wymóg normy. Wyjdź z założenia, że oto masz w rękach wspaniałe narzędzie oraz świadomość, że Twoja konkurencja również je ma. Jeśli ta konkurencja z niego nie korzysta to masz przewagę. Jeśli korzysta to nie pozwól, aby Tobie audit wewnętrzny korzyści nie przyniósł. Tym bardziej, że jest obowiązkowy i kosztowny. Poniżej trzy proste kroki.

Po pierwsze: auditor

W tym punkcie tylko jedna rada jest w 100% prawidłowa: korzystaj z auditorów całkowicie niezależnych – zewnętrznych (nie myl z audytem zewnętrznym). Powodów jest wiele, np.:

niezależność, w tym brak ryzyka stronniczości w przypadku oceny pracy bliskich współpracowników lub własnej (!),
rzetelność (zatrudniasz profesjonalistę),
mniejsze ryzyko prokrastynacji (jak często audit wewnętrzny jest przekładany z powodu „pilniejszych” spraw?),
odmienny punkt widzenia,
łatwo policzalny koszt (śmiem twierdzić, że niższy, jeżeli weźmiesz pod uwagę koszty związane z utrzymaniem własnych auditorów oraz czas potrzebny na czynności związane z konkretnym auditem i koszty ewentualnych niewskazanych słabych stron czy niezgodności).

Korzystaj z auditorów niezależnych. Uznaj to jako koszt działalności laboratorium. Jeśli nie jest to w pełni możliwe to przynajmniej pilnuj realizacji programu auditów i podkreślaj jak duże mają znaczenie. To się opłaci!

Po drugie: zakres auditu

Z pewnością jako Właściciel/Prezes/Kierownik działu znasz obszary działalności w swojej firmie (laboratorium), które nie należą do idealnych. A wśród nich te, które są piętą Achillesa. To coś takiego, co być może nigdy nie zostało formalnie ujęte w niezgodność. Być może nie było nawet spostrzeżeniem, ale i tak masz świadomość, że trzeba nad tym popracować, bo kiedyś może stać się przyczyną poważnych problemów. Przegląd umowy? Ginące próbki do badań? Terminowość wykonania badań? Komunikacja lab-obsługa klienta? Wśród ogromu procesów w laboratorium takich obszarów zapewne jest wiele. Do tego masz audit i dobrze wiesz, gdzie ten kij wetknąć! Zrób to zanim zrobi to Twój Klient albo jednostka oceniająca. Zrób to zanim te tłumione problemy zamienią się w wyraźne problemy finansowe. Do tego potrzebujesz auditora niezależnego i potrzebujesz naprowadzić go na trop.

Po trzecie: raport z auditu

Gdy go otwierasz miej na uwadze fakt, że być może patrzysz na jeden z ważniejszych dokumentów, które ostatnio wpadły w Twoje ręce. Nawet jeśli nie znajdziesz w nim prostego przepisu na sukces, na pewno dostaniesz wskazówki, co należy zmienić, aby zapobiegać kłopotom (być może auditora). Nie pozwól, by to umknęło i nie odkładaj dyskusji na lepszy moment. Niech auditowani też wiedzą. Niezgodności na etapie auditu wewnętrznego to spokojniejsza ocena zewnętrzna (oraz dowód na rzetelne podejście do zarządzania laboratorium). Jeżeli pojawią się niezgodności i/lub spostrzeżenia, zadbaj o ich dokładną analizę. Analizę wielowymiarową (nie tylko, dlaczego coś nie zadziałało, ale również, dlaczego mogło dojść do sytuacji, że coś nie zadziałało). Jakie były tego przyczyny? Przyczyna to „niewłaściwe stosowanie procedury nadzoru nad dokumentami”? A może problem tkwi w tym, że ta procedura nie nadaje się do stosowania? A może osoba, która taką procedurę nadzoruje nie poświęca jej wystarczająco dużo czasu. Być może problem jest jeszcze szerszy… To mam na myśli pod pojęciem analizy wielowymiarowej. Żeby to było możliwe potrzebny jest dobry auditor a do tego potrzebne jest dobre podejście do zagadnienia auditów wewnętrznych.

Polecam się!

Auditor wewnętrzny

Krzysztof Wołowiec

[email protected]

Ten tekst dostępny jest również na www.laboratoryjnie.pl

Laboratorium na zakupach

29 września 2020 / Krzysztof Wołowiec

Zakupy to codzienność w laboratoryjnym życiu. Najczęściej są tak powszechne i tak oczywiste, że stanowiąc gro kosztów funkcjonowania laboratorium trafiając do czynności zaliczanych do kategorii „nieświadomych kompetencji”. Oznacza to, że często ich realizacja odbywa się automatycznie poprzez powielanie niegdyś ustanowionych schematów. Odnajdź swoją procedurę PO-05 (lub jakkolwiek oznaczoną) dotyczą zakupów i przeczytaj ze zrozumieniem. Jest logiczna i łatwa w realizacji? Super! Mimo wszystko zachęcam do lektury poniższego tekstu, w którym znajdziesz informację o tym, jak sprawić, aby zakupy nie stały się źródłem przyszłych problemów.

Zdefiniuj

W aktualnym wydaniu normy ISO 17025 jest punkt 6.6. Wyroby i usługi dostarczane z zewnątrz, a w nim przedstawione przykłady tego, co laboratorium może kupować na potrzeby swojej działalności, np.: wzorce pomiarowe i wyposażenie, wyposażenie pomocnicze, materiały eksploatacyjne i materiały odniesienia (wyroby) albo usługi wzorcowania, pobierania próbek, badań, utrzymania pomieszczeń i wyposażenia, usługi badań biegłości, oceny i auditowania (usługi). Znajdziemy również wymóg, aby zakupy realizowane były w oparciu o określoną procedurę. W praktyce często funkcjonuje nieformalny podział zakupów na:

oczywiste (np.: sączki, septy, fiolki, odczynniki chemiczne, pojemniki na próbki, długopisy, audity wewnętrzne itp.), robione doraźnie, w sposób zautomatyzowany (wiadomo kto, co, gdzie i jak),
okazyjne, czyli wszystkie te, które wywołują wyraźne zamieszanie np.: zakup chromatografu, dygestorium, samochodu, itp.,
podwykonawstwo badań – niby oczywiste, ale z reguły traktowane w szczególny sposób.

Na początek określ, jakie grupy mają rację bytu w Twoim laboratorium.

Planuj

W przypadku zakupów to dosyć łatwe. Przegląd zarządzania może być dobrym momentem. Do planowania wykorzystaj dostępne dane. Nadzorując laboratorium zapewne wiesz, ile próbek gruntów zostało pobranych w minionym roku. Podobnie, ile w roku 2018 czy 2017. Zapewne podobne dane masz na temat liczby wykonanych badań zawartości rtęci w wodach podziemnych oraz zużytych filtrów Whatman GF/A 😉 Nie wiesz tego? Zacznij rejestrować. To dobre źródło informacji na temat koniecznych wydatków. Z drugiej strony, w przypadku komercyjnego laboratorium wskazówką mogą być założenia dotyczące wielkości planowanej sprzedaży. Potrzebujesz co najmniej 10 mln zł rocznie, żeby Twoje lab mogło funkcjonować? Dobrze! Zapewne wiesz, jakie musisz ponieść koszty. Planowanie ma jeszcze jedną ogromną zaletę – zapobiega przykrym niespodziankom. W tych oczywistych zakupach warto kupować duże wolumeny (tam, gdzie to możliwe). Zmniejszasz przez to szansę na trudności, które mogą powstać, gdy magazynowe półki zaczną nieoczekiwanie świecić pustkami. Być może dostaniesz rabat. Na pewno zaoszczędzisz czas, jeżeli pół roku comiesięcznych zakupów sprowadzisz do jednorazowej czynności. A czas to pieniądz!

Planowanie zakupów inwestycyjnych (nazwanych wyżej „okazyjnymi”) powinno być oczywiste. Nawet jeśli decyzja zapada ad hoc (!). W takich planach weź pod uwagę różne możliwe scenariusze. Jeśli masz do wydania 0,5 mln zł i chcesz kupić sprzęt, który poszerzy horyzonty Twojego laboratorium zastanów się, czy dotychczasowe wyposażenie nie wymaga modernizacji lub wymiany, aby uniknąć niekomfortowej sytuacji, która odbierze Ci radość z nowego nabytku, gdy dotychczasowy, leciwy aparat niespodziewanie zakończy swoje życie pozbawiając Cię możliwości zarabiania pieniędzy. Weź pod uwagę koszty związane z uruchomieniem nowego sprzętu/wdrożeniem nowych metod. Wlicz w to nie tylko te oczywiste wydatki w postaci CRM-ów, odczynników czy materiałów eksploatacyjnych, ale również koszty związane z zaangażowaniem personelu, rozszerzeniem akredytacji, amortyzacją… Myśl wielowymiarowo!

Pytaj

Przed zakupem rób rozeznanie rynku i trzymaj rękę na pulsie. Jeżeli od pięciu lat kupujesz kwas solny u tego samego dostawcy to prawdopodobnie nie wiesz, co tracisz ani co zyskujesz. Po prostu tak jest Ci wygodnie. I nie namawiam do cyklicznej zmiany dostawców – namawiam do rzetelnego wykonywania swojej pracy, a to wymaga posiadania wiedzy (również na temat alternatywnych źródeł). Pytaj o cenę, o warunki dostawy, termin płatności. Żądaj list referencyjnych i z nich korzystaj. Opinie innych klientów są cennym źródłem informacji. Jeżeli Twój zakup dotyczy sprzętu staraj się o opinie użytkowników pracujących w tej samej (zbliżonej) branży i w podobnych warunkach. Pytaj o problemy (zarówno dostawców jak i użytkowników). Wyobraź sobie, jakie sytuacje związane z planowanym zakupem mogą Ci w przyszłości zepsuć piątkowe popołudnie. Brak dostawy w terminie? Wadliwa partia, która nie nadaje się do użycia? Częste awarie? Zbyt głośny wentylator? Ustal to, zanim odczujesz na własnej skórze.

Cena czyni cuda?

W przypadku zakupów doraźnych, w których możesz sterować wielkością zamówienia i ilością angażowanych środków finansowych, sprawa jest prosta i ryzyko najniższej ceny często akceptowalne. Dlaczego „ryzyko”? Ponieważ uważam, że generalnie im niższa cena (w stosunku do konkurencji) tym większe ryzyko. Z reguły jest to dobrze widoczne w zakupie kosztownej aparatury. Zanim zaplanowany na przeglądzie zarządzania spektrometr ICP trafi do Twojej pracowni, KTOŚ musi go zaprojektować, KTOŚ wyprodukować tysiące podzespołów, śrubek, rezystorów, układów scalonych itp. KTOŚ musi to zmontować, poddać kontroli jakości, zbudować sieć sprzedaży, spędzić tysiące godzin na spotkaniach i wysyłaniu maili, czy wreszcie dotrzeć do Ciebie z ofertą… A to dopiero oferta – do zakupu pewnie jeszcze daleka droga. Każdy KTOŚ obecny na tych wszystkich etapach to zapewne setki ludzi, których praca finalnie materializuje się w postaci Twojego aparatu. Jeżeli Ci ludzie to wysokiej klasy specjaliści dbający o wysoką klasę swojej pracy, to zapewne odpowiednio wysoko cenią swoją wiedzę i umiejętności, a Ty dostajesz produkt, który co prawda uwzględni to w swojej cenie ale będziesz chętnie go polecał innym. Niska cena urządzenia prawdopodobnie uwzględnia z kolei oszczędności na którymś z wymienionych etapów i może nie zagwarantować Ci w przyszłości spokojnej pracy. Oczywiście można sobie również wyobrazić sytuację sprzedaży bardzo dobrego sprzętu za niską cenę, ale ponieważ rachunek musi się zgadzać to prawdopodobnie dostaniesz go na etapie eksploatacji i serwisu.

Oceniaj

Tego wymaga norma. To się również przyda, zwłaszcza gdy grono Twoich dostawców rośnie. Generalnie buduj dobre relacje a swoich biznesowych partnerów dobieraj tak jak przyjaciół. Pamiętaj, że na każdym etapie współpracy będziesz rozmawiać nie z robotem, lecz z człowiekiem mającym jakieś wyobrażenie o świecie i zapewne również o Tobie. Pamiętaj też, że jest bardzo prawdopodobne, że osoba, która przedstawia Ci produkt przed jego zakupem, najczęściej nie jest osobą, z którą będziesz współpracować w przyszłych, codziennych czynnościach. Ponieważ jednak każda firma ma określoną kulturę organizacji (kreowaną na samej górze) oznacza to, że zatrudnia określone osobowości (czytaj też: nie ma szans na zatrudnienie określonych osobowości/określone osobowości nie chcą być identyfikowane z tą kulturą), co oznacza, że na podstawie pierwszego wrażenia możesz przewidzieć dalszą współpracę. Nie mniej jednak oceniaj i rób to formalnie, ponieważ pamięć jest ulotna i tendencyjna.

Udanych zakupów!

Zapraszam do współpracy!

Krzysztof Wołowiec

Ten tekst dostępny jest również na portalu:

www.laboratoryjnie.pl

Rozwiń swoje laboratorium

20 września 2020 / Krzysztof Wołowiec

Przez minione 13 lat miałem niesamowitą możliwość rozwijania laboratorium badawczego. Początkowo jako Kierownik jednej z pracowni, następnie Członek Zarządu a ostatecznie w roli Prezesa Zarządu. W tym czasie z sukcesywnie rosnącym zespołem ludzi zrealizowaliśmy wiele ciekawych projektów. Uzyskaliśmy akredytację PCA, rozwinęliśmy działalność na terenie całego kraju, rozszerzyliśmy znacznie zakres usług. Powstały nowe pracownie laboratoryjne i działy, które należało tworzyć od podstaw. Zostaliśmy jednym z nielicznych w kraju akredytowanym organizatorem badań biegłości oraz pionierem w wielu metodach badawczych. Opracowaliśmy i zrealizowaliśmy dziesiątki a może nawet setki strategii marketingowych. Zaczęliśmy świadczyć usługi poza granicami Polski i szybko mieliśmy klientów w każdym kraju UE. Te 13 lat to ponad 4000 dni zdobywania doświadczenia w rozwijaniu laboratoryjnego biznesu. Po tym czasie czuję się ekspertem i poniżej przedstawiam 5 zasad, które pomogą w zarządzaniu i rozwijaniu takiego biznesu. Zasady te są bardzo ogólne – po prostu w moim przypadku dotyczą biznesu związanego z komercyjnym laboratorium badawczym. Każdą z nich potraktuj jako drzwi do pomieszczenia wypełnionego rozwiązaniami. Jeżeli chcesz się dostać do tych pomieszczeń i poznać rozwiązania, możesz spędzać swój cenny czas na wymyślaniu własnych strategii przegrywających z codziennością lub skontaktować się ze mną i skorzystać z mojej wiedzy.

Oto drzwi:

Podstawy

Określ wizję i cele organizacji. Zastanów się, jak chcesz, aby firma wyglądała za rok, dwa, pięć czy dziesięć lat. Przedstaw to wyraźnie personelowi. Powiedz, że będziecie najwięksi w kraju…, że uruchomicie laboratorium wzorcujące…, że dwukrotnie zwiększycie w przyszłym roku liczbę zbadanych próbek… lub, że ograniczycie zakres akredytacji…, zrezygnujecie z nierentownych lub marginalnych metod badawczych…, wyremontujecie 2 piętro… – przeglądy zarządzania. Te przykłady to pomieszanie wizji z celami. O tym, co jest czym bez problemu znajdziesz w wielu materiałach dostępnych w Internecie i księgarniach. Możemy to również ustalić razem.

Zastanów się również, co jest cechą charakterystyczną Twojej organizacji. Niech wszyscy to wiedzą. Chcesz, aby firma wpisywała się w określenie „eko”? Nie ograniczaj się do segregacji śmieci. Chwal się swoją niską emisyjnością, śladem węglowym, redukcją odpadów, kwiecistą łąką obok parkingu, miejscami parkingowymi dla rowerów i regularnym zaangażowaniem w akcję sprzątania pobliskiego lasu. Chcesz, aby firma była rozpoznawalna przez najwyższą jakość usług? Zadbaj o tą jakość! Zawsze proś o referencje i się nimi afiszuj. Pokazuj wyniki udziału w programach PT/ILC. Publikuj i działaj w zespołach eksperckich…

Znajdź wskaźniki

W każdej działalności istnieją pewne dane, za pomocą których można w szybki sposób ocenić bieżącą sytuację w firmie. Jeśli nie masz tych wskaźników, to znajdź je jak najszybciej i wyrób sobie nawyk ich stałego monitorowania. Co to może być? Cotygodniowe prognozy sprzedaży, liczba przyjętych tygodniowo próbek, statystyczny czas realizacji zlecenia czy saldo na rachunku bankowym. Oczywiście możesz (pewnie nawet musisz) mieć tych wskaźników kilka – byleby nie za wiele, ponieważ wtedy najczęściej nie będzie czasu na ich analizowanie. Ważne, aby taki wskaźnik był łatwy do interpretacji i szybko wskazywał na istniejący lub potencjalny problem w danym obszarze. Dobrym przykładem są regularnie aktualizowane prognozy sprzedaży – na tej podstawie, znając miesięczne koszty funkcjonowania firmy, możemy łatwo planować bieżące wydatki, inwestycje lub przewidzieć, czy firmę czekają problemy finansowe. Wskaźniki oparte na prognozach są jak magiczne kule pokazujące Ci najbliższą przyszłość, z tą różnicą, że dzięki nim możesz tą przyszłość kreować.

Dbaj o kury

W każdej firmie, obszarze jest kura (lub kury) znosząca złote jajka. Spójrz na to stwierdzenie szerzej: uznaj, że kurą jest nie tylko kontrakt, który zapewnia firmie finansowe bezpieczeństwo. To może być również klient, który zapewnia firmie dobrą opinię i chętnie poleca. To może być sprzęt, dzięki któremu udaje się obniżyć koszty realizacji badań, pracownik samodzielnie rozwiązujący problemy, marketingowiec dbający o PR firmy, czy przełożony gwarantujący dobrą atmosferę pracy i wsparcie merytoryczne. O te kury musisz dbać. Znajdź je wszystkie i wyobraź sobie, jakie byłyby skutki, gdyby firma je straciła. Zrób wszystko, aby do tego nie doszło. Pamiętaj o tym, że znalezienie nowego klienta jest o wiele droższe niż utrzymanie znanego. Wiedząc to, dbaj o swoich klientów – bez nich Twój biznes przestanie istnieć. Może się okazać, że nie pomoże nawet najniższa cena. Pamiętaj o tym, że znalezienie nowego pracownika jest dużo droższe niż utrzymanie dotychczasowego. Niższe wynagrodzenie na starcie to tylko pozorna oszczędność… ale to pewnie już wiesz.

Zasoby

W usługach laboratoryjnych najważniejszym zasobem są ludzie. Trywialne, ale prawdziwe. Generalnie, w standardowych sytuacjach nie ma problemu z dostępnością do sprzętu (poza ograniczeniami finansowymi), często w rozsądnym czasie. Dostępność do wiedzy z zakresu sprawnej obsługi tego sprzętu jest już ograniczona i często rodzi się w firmie dopiero w trakcie procesu instalacji tego sprzętu, a stąd do eksperckiego poziomu jest bardzo długa droga (10000 jednostek?). Otaczaj się ludźmi mądrzejszymi od Ciebie (fakt, niektórzy mają tu łatwiej). Uznaj, że ich wypłata jest również za to, że wiedzą co należy robić. Jaka praca taka płaca? Przez chwilę spójrz na otoczenie z perspektywy laboranta, próbkobiorcy, dokumentatora czy portiera – czy uważasz, że ktokolwiek z nich uważa, że wysila się w pracy na 30 lub 80%? Nie! Każdy uważa, że obciążenie jest ponad jego siły. To nie wynika ze złej woli – to prawdopodobnie efekt niesprecyzowanych kiedyś oczekiwań, stopniowego wzrostu liczby zadań, czy złej organizacji pracy. Pokaż ludziom, że ich praca się liczy i jest ważna dla firmy. Pozwól się wykazać. Pozwól eksperymentować. Inspiruj. Bądź mentorem. Wyznaczaj kierunek. I najważniejsze: pamiętaj, że Ty również należysz do zasobów! Nie masz wiedzy technicznej? Zdobądź ją np. na naszych szkoleniach. Dobrze wiedzieć, czym się zarządza.

Procesy

Procesy są nieuniknione. Zwłaszcza w realiach ISO 17025. Są sformalizowane i mniej formalne. Zapewne jest ich ogromna ilość. Sprawdź jak wiele z nich jest pozbawiona sensu, ile z nich zawiera etap „marnowania czasu”, które są „wąskim gardłem” w realizacji usługi i optymalizuj. Nie zrobisz tego we własnym zakresie (z braku czasu) i raczej nie pomoże Ci w tym personel (z braku obiektywizmu). Zdaj się na specjalistów takich jak ja. Dobrze opracowany proces to oszczędność czasu, większa wydajność, mniej błędów. Nie udawajmy, że Księga jakości i laboratoryjne procedury, które powstały w 2008 roku, w roku 2018 wciąż są aktualne (!). Czy nie jest tak, że pierwszy gruntowny przegląd dokumentacji systemowej miał miejsce dopiero w zeszłym roku, przy okazji obowiązkowego wdrożenia nowych wymogów normy ISO 17025? Postaw na informatykę. Rejestry w excelu, elektroniczne podpisy, sprawozdania i obiegi dokumentów. To jest proste, wydajne i użyteczne. Nie musisz od razu (a być może w ogóle) wdrażać kosztownego oprogramowania klasy LIMS. W większości przypadków wystarczą narzędzia, które masz do dyspozycji.

Pod każdym z tych punktów kryje się wiele narzędzi gotowych do zastosowania od zaraz (a dokładniej od momentu, w którym porozmawiamy na ten temat). Narzędzi, które mogą zwiększyć Twoją sprzedaż, zmniejszyć koszty działalności, zoptymalizować procesy czy poprawić wydajność i wiele innych. Stosuj je.

Wiele ciekawych treści znajdziesz na www.laboratoryjnie.pl

Zapraszam do współpracy!

[email protected]

Vive! Pierwszy rok z laboratoryjnym portalem!

1 maja 2020 / Krzysztof Wołowiec

Upłynął już rok od momentu uruchomienia portalu www.laboratoryjnie.pl. Motywacją do jego zainicjowania była chęć stworzenia w cyberprzestrzeni miejsca użytecznego laboratoriom, miejsca dostarczania najnowszych informacji dotyczących branżowych wydarzeń, informowania o wszelkich nowościach w branży, wymiany doświadczeń i wspierania dobrej praktyki laboratoryjnej. Dla mnie ten rok to niesamowite, zupełnie nowe doświadczenie. Dumny jestem z tego, że nie tylko zdołaliśmy wytrwać w postanowieniu utrzymywania strony internetowej, ale również bardzo dbaliśmy o rozwój laboratoryjnego portalu. Dzięki samodyscyplinie, intensywnej pracy i setkach (nie liczyłem ile ich było) godzin skradzionych rodzinie, znajomym czy przeznaczonych na relaks, prosta strona internetowa stopniowo zwiększała swoją atrakcyjność. Powstawały kolejne kategorie tematyczne, newsletter, zaawansowany kalendarz wydarzeń, baza auditorów i wiele technicznych rozwiązań, które nie są widoczne dla użytkownika, ale szalenie ułatwiają mu korzystanie z portalu. Cały notes kolejnych pomysłów na rozwój portalu czeka na swoją kolej w realizacji…

W podstawowych liczbach ten rok to:

16 750 odsłon,

6 428 użytkowników,

801 artykułów.

Dziękuję za Wasze wizyty na laboratoryjnym portalu i serdecznie zapraszam do współpracy przy jego rozwijaniu!

Home-made LIMS!

24 kwietnia 2020 / Krzysztof Wołowiec

System klasy LIMS (Laboratory Information Management System) staje się niezbędny, gdy przechodzisz na wyższy poziom zakresu laboratoryjnej działalności (mierzony np. liczbą badanych próbek lub parametrów w określonym czasie) i w każdym przypadku może być przydatny. Aby stał się przydatny musi być przemyślany pod każdym względem. Chciałoby się powiedzieć: „stworzony nie tylko dla laboratorium, ale również przez laboratorium”. Problem z LIMS-em (poza wysokimi kosztami wdrożenia) często jest taki, że dla jego twórców praca w laboratorium nie jest codziennością i spod ich palców wychodzi to co opiszą przyszli użytkownicy takiego oprogramowania. A Ci ostatni najczęściej mają znikomą wiedzę o programowaniu i (niestety) o systemach LIMS. Lata temu doświadczyliśmy tego w Laboratorium Badań Środowiskowych, gdy zdecydowaliśmy się na współpracę z jednym z wiodących dostawców w kraju. Choć wydawało się, że przed określeniem kształtu tego oprogramowania przemyśleliśmy wszystkie możliwe przypadki i określiliśmy wszelkie nasze oczekiwania to jednak jeszcze długo po wdrożeniu wychodziły malutkie, ale irytujące braki, z którymi albo trzeba było nauczyć się żyć albo płacić za ich usunięcie (bo nie były uwzględnione w specyfikacji (czyt. na etapie konsultacji nikomu nie przyszło do głowy, że taka funkcjonalność będzie potrzebna). To jest efekt zderzenia trzech światów – programisty, laboranta i pomysłodawcy. Powstaje w ten sposób mieszanka różnorodnych statusów takich jak „zrobię to co mi powiecie”, „po co nam to” i „od teraz pełna automatyzacja”.

Mieliśmy tą możliwość, aby zbudować system „ab initio”, bez pomocy z zewnątrz. Po wielu przemyśleniach i dyskusjach zaczęły powstawać kolejne moduły.

I oto jest! Integruje nasze 4 laboratoryjne pracownie (fizykochemiczną, mikrobiologiczną, geologiczną i terenową), punkt obsługi klienta, dział marketingu, księgowości i kadr. Rozpoznaje użytkowników oraz stałych Klientów. Umie numerować, sortować, wyszukiwać, pilnuje terminów. Wie co to ewidencja czasu pracy, dba o aktualizację norm i przepisów prawnych i sam kontaktuje się z klientem. Na bieżąco analizuje wprowadzane dane (np. wyniki badań) i ostrzega, jeśli coś odbiega od dotychczasowych reguł. Skutecznie przypomni nam o zbliżających się ważnych terminach, pokaże, ile próbek zostało przyjętych do badań np. w trzecim tygodniu marca i ile czasu zajmowało np. wykonanie badań wodoprzepuszczalności gruntu w lutym.

System, który powstał objął całość procesów w Przedsiębiorstwie Geologicznym Sp. z o. o. Umożliwia rejestrowanie zapytań ofertowych i generowanie do nich ofert. Jest również doskonałą bazą danych naszych Klientów oraz platformą komunikacyjną umożliwiającą wymianę informacji np. pomiędzy osobami zaangażowanymi w wycenę danego zapytania. Jest to tak daleko idąca ścieżka automatyzacji, że mając niemalże dowolną informację dotyczącą danej usługi (i odpowiednie uprawnienia) możemy jednym kliknięciem uzyskać dostęp do całej historii danego zlecenia lub wszystkich interesujących nas zleceń. Podobne możliwości w stosunku do swojego zlecenia/zleceń ma Klient, który przez swoje konto widzi, jak postępują jego prace, ma szybki dostęp do swojego opiekuna i wszelkich dokumentów w wersji elektronicznej (również autoryzowanych sprawozdań z badań).

Takie rzeczy tu: www.panel.promea.pl

Poniżej kilka fotek naszego dzieła!

Wiele ciekawych tekstów znajdziecie na www.laboratoryjnie.pl

Widok Panelu Klienta

Zlecenie w widoku Klienta

Szczegóły zlecenia (widok Klienta)

Sprawozdania z badań (widok Klienta)

Wprowadzanie wyników badań (widok laboranta)

Przykładowe statystyki

Ulotny problem czyli o analityce siarczków

20 kwietnia 2020 / Krzysztof Wołowiec

W praktyce laboratoryjnej często istnieje możliwość wyboru metody wykorzystywanej do oznaczania danego analitu. Kryteriów wyboru metody jest wiele – poza tak oczywistymi, jak dostępna aparatura, wymagany zakres pomiarowy, precyzja metody czy niepewność pomiaru również czynniki ekonomiczne takie jak, czas wykonania badania, koszty odczynników i materiałów pomocniczych czy stopień trudności odgrywają istotną rolę w procesie decyzyjnym. Wybór optymalnej metody analitycznej powinien być pierwszym etapem w toku analitycznym.

Poniżej przykład z życia wzięty – oznaczanie stężenia siarkowodoru w wodach. Miłej lektury!